PRIVACYREGLEMENT

Dit reglement treedt op 1 september 2016 in werking.

Hartman Re-integratie BV treft hierbij een schriftelijke regeling conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens voor de verwerking van cliëntgegevens. Vastgelegd zijn hiermee het doel en de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, het recht van cliënten op inzage in, afschrift en correctie van hun persoonsgegevens, de verstrekking van gegevens aan anderen dan de cliënt en de bewaar- en vernietigingstermijnen voor persoonsgegevens van cliënten.

ARTIKEL 1. | DEFINITIES

In dit reglement wordt verstaan onder:

Hartman Re-integratie BV is gevestigd te Nieuw Vennep, Zomerpark 5, 2151 HB, Nieuw Vennep, die uitvoering geeft aan opdrachten gericht op re-integratie van personen, ingeschreven in de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 70276021;
Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
Bijzonder persoonsgegeven: persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst, of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag;
Cliënt (klant) of betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
Derden: een natuurlijk of rechtspersoon buiten Hartman Re-integratie BV, behoudens de cliënt (klant) of betrokkene;
Bewerker: degene die ten behoeve van Hartman Re-integratie BV persoonsgegevens verwerkt;
Dossier: elk op naam van de cliënt gestructureerd geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is, en dat betrekking heeft op de cliënt, waarbij de persoonsgegevens zowel op geautomatiseerde wijze als niet-geautomatiseerde wijze worden verwerkt;
Verwerking van persoonsgegevens: iedere handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Verstrekken van persoonsgegevens: mededeling doen, inzage verlenen, afschriften verschaffen, het bekend maken, ter beschikking stellen dan wel elke andere wijze van het mogelijk maken van bekendmaking van de strekking of letterlijke inhoud van persoonsgegevens of gedeelten daarvan;
Overdracht: het overdragen van persoonsgegevens aan een andere houder;
Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;

ARTIKEL 2.

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen;

ARTIKEL 3.

Verwerking van persoonsgegevens geschiedt uitsluitend op grond van de doelstelling van Hartman Re-integratie BV en op grond van de wet- en regelgeving met betrekking tot re-integratie en daarmede samenhangende wettelijke bepalingen en algemeen verbindende voorschriften;

ARTIKEL 4.

Dit reglement is onderworpen aan de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens van 1 september 2001 en de SUWI-wet en alle daarop betrekking hebbende besluiten, algemeen verbindende maatregelen en bepalingen;

ARTIKEL 5.

Hartman Re-integratie BV verricht voor individuele volwassen cliënten coachende en begeleidende werkzaamheden die betrekking hebben op hun beroepsmatig functioneren;

ARTIKEL 6.

Ieder gegeven dat iets zegt omtrent een hoedanigheid van een bepaalde of een bepaalbare natuurlijke persoon, ongeacht of dit gegeven wordt gebruikt, valt onder dit reglement;

ARTIKEL 7.

Indien de cliënt zich laat vertegenwoordigen door een gevolmachtigde, dient deze te beschikken over een schriftelijke volmacht die getoond dient te worden ter inzage. De gevolmachtigde dient zich te identificeren;

ARTIKEL 8.

Zo spoedig mogelijk na de aanmelding bij Hartman Re-integratie BV wordt aan de cliënt medegedeeld dat de regeling omtrent hun privacy te vinden is op de website van Hartman Re-integratie BV;

ARTIKEL 9.

Doel van de verwerking van persoonsgegevens:

het mogelijk maken van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 5 van dit reglement;
het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering van Hartman Re-integratie BV, alsmede het voldoen aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met subsidievoorwaarden en contractafspraken;

ARTIKEL 10.

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt;

Persoonsgegevens worden voor de in artikel 9 van dit reglement genoemde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn gekregen;
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn;
Persoonsgegevens worden bewaard in een af te sluiten ruimte. Persoonsgegevens in de automatisering zijn slechts toegankelijk middels een wachtwoord;
Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van Hartman Re-integratie BV of door ingehuurde medewerkers die krachtens hun functie en taken direct dan wel indirect betrokken zijn bij de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van Hartman Re-integratie BV uit te voeren contractuele taken betreffende cliënt en na akkoordverklaring met het privacyreglement;

ARTIKEL 11.

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

de betrokkene voor de verwerking van de hem betreffende gegevens zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Hartman Re-integratie BV onderworpen is;

ARTIKEL 12.

Verdere verwerking van persoonsgegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, wordt niet als onverenigbaar beschouwd indien Hartman Re-integratie BV de nodige voorzieningen heeft getroffen teneinde te verzekeren dat de verdere verwerking uitsluitend geschiedt ten behoeve van deze specifieke doeleinden;
Bijzondere persoonsgegevens kunnen ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek worden verwerkt indien:

het onderzoek een algemeen belang dient;
de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is;
het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een evenredige inspanning kost;
bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad;

De verwerking van de persoonsgegevens zoals genoemd in lid 1 en 2 van dit artikel dient echter achterwege te blijven voor zover een geheimhoudingsplicht uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift daarvan in de weg staat;

ARTIKEL 13.

Hartman Re-integratie BV verstrekt aan de cliënt desgevraagd en zo spoedig mogelijk inzage in en afschrift van de bescheiden, die betrekking hebben op de cliënt zelf;
Inzage of afschrift van de bescheiden wordt aan de cliënt geweigerd, indien de persoonlijke levenssfeer van een ander dan de cliënt daardoor zou worden geschaad;
Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn, zijn geen onderdeel van het dossier en derhalve niet ter inzage;

ARTIKEL 14.

De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, kan Hartman Re-integratie BV schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen;
Hartman Re-integratie BV bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed;

ARTIKEL 15.

Hartman Re-integratie BV verstrekt alleen met toestemming van de cliënt inlichtingen over de cliënt, dan wel afschrift van de bescheiden, aan anderen dan de cliënt, tenzij bij of krachtens de wet anders is bepaald;
Onder ‚anderen dan de cliënt’ zijn niet inbegrepen degenen van wie beroepshalve de medewerking bij de toegang tot en de uitvoering van dienstverlening noodzakelijk is;
Het in afwijking van de voorgaande leden is het verstrekken van inlichtingen over de cliënt aan anderen dan de cliënt, uitsluitend toegestaan in een situatie van overmacht;
De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Hartman Re-integratie BV;

ARTIKEL 16.

Na beëindiging van de dienstverlening wordt het dossier ondergebracht in het archief van Hartman Re-integratie BV. Op de verwerking van de persoonsgegevens die zijn ondergebracht in het archief, is het bepaalde in dit Privacyreglement onverkort van toepassing;
Onverminderd artikel 13, 14 en 15en artikel 16, bewaart Hartman Re-integratie BV het dossier van een cliënt gedurende zeven jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de dienstverlening is afgesloten waarna deze ontoegankelijk worden gemaakt dan wel vernietigd;

ARTIKEL 17.

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij een klacht indienen volgens de procedure zoals verwoord in het klachtenreglement van Hartman Re-integratie BV. Zowel het klachtenreglement van Hartman Re-integratie BV als het privacyreglement zijn te downloaden van onze website: www.hartman-reintegratie.nl