KLACHTENREGELING

ARITKEL 1. | DEFINITIES

• Hartman Re-integratie BV: re-integratie en coaching bureau, gevestigd aan de Zomerpark, 2151HB te Nieuw Vennep, ingeschreven bij Kamer van Koophandel Amsterdam onder nummer 70276021;
• Directie: de dagelijkse directie van Hartman Re-integratie BV;
• Klacht: iedere uiting van ongenoegen over een gedraging, handeling of nalaten door (een medewerker van) Hartman Re-integratie BV;
• Medewerker: een ieder die werkzaamheden verricht voor Hartman Re-integratie BV, ongeacht of hij of zij in dienst is van Hartman Re-integratie BV of ingehuurd;
• Klager: diegene die een klacht indient en/of diens gemachtigde;

ARTIKEL 2. | INDIENING VAN KLACHTEN

1. Een ieder heeft recht om over de wijze waarop Hartman Re-integratie BV zich jegens hem/haar heeft gedragen, schriftelijk of mondeling een klacht in te dienen bij de directie van Hartman Re-integratie BV
2. Een schriftelijke ingediende klacht is ondertekend en bevat ten minste:
   – de naam en het adres van de klager of diens gemachtigde
   – de dagtekening
   – een omschrijving van de gedragingen waartegen de klacht zich richt
3. Op verzoek van de klager wordt een mondeling ingediende klacht op schrift gesteld en als schriftelijk ingediende klacht aangemerkt
4. Indien de klager of degene over wiens gedraging wordt geklaagd niet voldoet aan het verzoek van Hartman Re-integratie BV, te verschijnen, inlichtingen te geven, stukken te overleggen of anderszins mee te werken aan het onderzoek, handelt Hartman Re-integratie BV de klacht af op basis van beschikbare gegevens

ARTIKEL 3. | BEHANDELING VAN DE KLACHT

1. De behandeling van de klacht vindt plaats door een persoon die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest
2. De bevoegdheid tot behandeling van de klacht ligt bij de directie van Hartman Re-integratie BV
3. Voor zover het gaat om de behandeling van de klacht die (één van de) leden van de directie betreft, handelt de directie, exclusief het betreffende directielid van Hartman Re-integratie BV, de klacht af
4. Een mondeling ingediende klacht wordt indien mogelijk direct afgehandeld door de ontvangende medewerker

ARTIKEL 4. | GEEN VERPLICHTING TOT BEHANDELING VAN KLACHTEN

1. Hartman Re-integratie BV is niet verplicht een klacht te behandelen als deze niet voldoet aan de eisen, genoemd in artikel 2, lid b, mits de klager gedurende een redelijke termijn de gelegenheid heeft gehad de klacht aan te vullen
2. Hartman Re-integratie BV heeft niet de verplichting een klacht te behandelen als deze een gedraging betreft:
   – die langer dan drie maanden voorafgaand aan de indiening van de klacht heeft plaatsgevonden
   – die aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan de administratieve rechter is onderworpen of onderworpen is geweest
3. Hartman Re-integratie BV is niet verplicht de klacht te behandelen indien eenduidig vaststaat dat niet Hartman Re-integratie BV en/of haar medewerker(s) maar een derde partij onderwerp van klacht is, tenzij derden zijn ingeschakeld ten behoeve van het traject door Hartman Re-integratie BV
4. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst schriftelijk op de hoogte gesteld
5. Zodra Hartman Re-integratie BV naar tevredenheid van de klager aan dienst klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van dit reglement

ARTIKEL 5. | ONTVANGSTBEVESTIGING

1. Binnen 5 dagen na ontvangst van de klacht wordt aan de klager een ontvangstbevestiging gestuurd
2. De ontvangstbevestiging bevat ten minste een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van de klacht
3. Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, ontvangt een afschrift van de klacht, van de ontvangstbevestiging en van de daarbij behorende stukken

ARTIKEL 6. | HOREN KLAGER EN BEKLAAGDE

1. Hartman Re-integratie BV stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. Plaats en tijdstip van de hoorzitting wordt door Hartman Re-integratie BV bepaald, eventueel geschiedt dit telefonisch
2. Van het horen van de klager kan worden afgezien als deze heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht om gehoord te worden
3. Van het horen wordt een verslag gemaakt
4. Om partijdigheid te vermijden zal Hartman Re-integratie BV, waar nodig, een mediator inschakelen
5. De klager en degene over wiens gedraging wordt geklaagd, kunnen voor eigen rekening getuigen en deskundigen meebrengen
6. Na voltooiing van het onderzoek kan aanvullend onderzoek plaatsvinden indien, nadat de standpunten uiteen zijn gezet, feiten en omstandigheden bekend worden die voor het oordeel over de klacht van aanmerkelijk belang kunnen zijn. Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt hierover geïnformeerd

ARTIKEL 7. | TERMIJN VAN BEHANDELING

1. Hartman Re-integratie BV handelt een klacht af binnen 4 weken na ontvangst van de klacht
2. Hartman Re-integratie BV kan wegens bijzondere omstandigheden de afhandeling voor tenminste 4 weken verdagen
3. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft
4. De mededeling van verdaging vermeldt de reden van de verdaging en de nieuwe termijn waarbinnen de afhandeling van de klacht naar verwachting zal kunnen plaatsvinden

ARTIKEL 8. | BEVINDINGEN EN CONCLUSIES

1. Hartman Re-integratie BV stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en de eventuele conclusies die daaraan verbonden worden
2. Bij deze schriftelijke kennisgeving wordt de klager door Hartman Re-integratie BV gewezen op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Consumentenbond
3. Hartman Re-integratie BV draagt zorg voor registratie van de schriftelijk ontvangen klachten, de bevindingen en van de conclusies van het onderzoek
4. Hartman Re-integratie BV brengt jaarlijks een verslag uit over aantal en aard van de klachten alsmede over de in het kader van de klachtenafhandeling genomen maatregelen

ARTIKEL 9. | INWERKINGTREDING

Dit reglement treedt in werking op 12 december 2017, vervangt eerdere versies en blijft van kracht voor onbepaalde tijd tot dit reglement door een veranderd reglement wordt overschreven.

ARTIKEL 10.

Dit reglement wordt aangehaald als ‚Klachtenreglement Hartman Re-integratie BV.